Ordenacion Documental

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dora-duque
  • 1. ORDENACION DOCUMENTAL
    • DORA DUQUE MOLINA
  • 2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Conjuntode acciones orientadasa la:clasificación,ordenación ydescripciónde los documentos de una institución,como parte integral de los procesos archivísticos
  • 3. CLASIFICACION DOCUMENTAL
    • INSTRUMENTO TECNICO QUE REFLEJA LA ESTRUCTUA DE UN ARCHIVO CON BASE EN LAS ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE CADA DEPENDENCIA.
  • 4. PRINCIPIOS
    • LEGISLACION ,
    • ESTRUCTUA,
    • PROGRAMA
    • SON LOS LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓNY CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES.
  • 5. LEGISLACION
    • Ley 4 de 1913 .Sobre régimen político y municipal
    • Artículo 289.Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales.
    • Ley 80 de 1993
    • Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos.
    • La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años .
  • 6. ESTRUCTURA
    • ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL DE LA ENTIDAD
    • PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA LOGICA DE CADA FONDO DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL ORGANISMO QUE LO PRODUJO
  • 7. PROGRAMA
    • CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA.
    • PRODUCCION, CIRCULACION, USO,
    • CONSERVACION, SELECCIÓN Y ELIMINACION
  • 8. OBJETIVO
    • MEJORAR LA ORGANIZACIÓN, CLASIFICACION Y MANEJO DE LOS DOCUMENTOS.
  • 9. VENTAJAS
    • PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA LOGICA DE CADA FONDO DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL ORGANISMO QUE LO PRODUJO
    • FACILITAR LA LOCALIZACION CONCEPTUAL, ES DECIR LA INFORMACION CONTENIDA.
    • FACILITAR LA LOCALIZACION DE CADA DOCUMENTO O EXPEDIENTE PARA SU CONTROL Y MANEJO.
    Transferencia
  • 10. ESTRUCTURA ARCHIVISTICA FONDO SECCION SECCION SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA SUBSECCION SERIE SUBSERIE
  • 11. EN RESUME LA CLASIFICACION
    • ES DIVIDIR O SEPARAR UN CONJUNTO DE ELEMENTOS ESTABLECIENDO CLASES, GRUPOS O SERIES DE TAL MANERA QUE DICHOS GRUPOS QUEDEN INTEGRADOS FORMANDO PARTE DE UNA ESTRUCTURA DE UN TODO = FONDO
    • EJEMPLO
    • CODIGO 01 ACTAS SERIE
    • 01 Actas del Comité de Archivo
    • 02 Actas del ComitéParitario de salud Ocupacional
    • 03 Actas del Comité de Compras adquisición y licitación
  • 12. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
    • Seleccionar y clasificar los documentos en:
    • DOCUMENTOS DE ARCHIVO
    • DOCUMENTOS DE APOYO
  • 13. SISTEMAS DE CLASIFICACION
    • MATERIA
    • ASUNTOS
    • ACCIONES
    • FUNCIONAL
    • ORGANICO
    • ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL(LA QUE SE REALIZA POR FUNCIONES Y POR ACCIONES.
    • (Esta ultima es la mas recomendada)
  • 14. NORMATIVIDAD TECNICA
    • IDENTIFICACION
    • JERARQUIZACION
    • CODIFICACION
    • Se debe identificarcada una de las unidades documentalesasí:
          • Código de la Oficina
          • Código de la Serie
          • Código de la Subserie
          • Nombre del Expediente
  • 15. LA ORDENACION
    • ES LA OPERACIÓN DE UNIR UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS, RELACIONANDO UNOS CON OTROS DE ACUERDO A UNA UNIDAD DE ORDEN ESTABLECIDA DE ANTEMANO.
    98.495.783 41.694.906 49.698.323 Historias Laborales
  • 16. SISTEMAS DE ORDENACION
    • NUMERICO( ORDINAL Y EL CRONOLOGICO)
    • MIXTOS( ALFANUMERICO, ORDINAL, CRONOLOGICO)
    • ALFABETICOS( TEMATICO, ONOMASTICO Y TOPONIMICO)
  • 17. TIPOS DE ORDENACION
    • ALFABETICO GENERAL
    • Ejemplo
    • ABADIA GOMEZ GIRALDO
    • ABADIA MARTINEZ LOPEZ
    • ABADIA MARTINEZ RESTREPO
  • 18. TIPOS DE ORDENACION
    • NUMERICO SIMPLE
    • EJEMPLO
    • 1 CONTRATOS
    • 2 CONVENIOS
    • 3 RESOLUSIONES
  • 19. TIPOS DE ORDENACION
    • NUMERICO COMPUESTO1.1.-1.2, 1.3)
    • EJEMPLO
    • 1.
    • 1.1.1
    • 1.2.1
    • 2.
    • 2.1.1
    • 2.1.2
  • 20. TIPOS DE ORDENACION
    • CRONOLOGICO
    • EJEMPLO
    • ENERO 2008
    • FEBRERO 2008
    • MARZO2008
    2001 2002 2003 Informes de Gestión
  • 21. TIPOS DE ORDENACION
    • DECIMAL
    • EJEMPLO
    • 11.0,
    • 111.2
    • 111.3
  • 22. TIPOS DE ORDENACION
    • GEOGRAFICO
    • EJEMPLO
    • ANTIOQUIA
    • CALDAS
    • CUNIDAMARCA
    • META
    • VAUPES
  • 23. TIPOS DE ORDENACION
    • ASUNTOS O MATERIAS
    • EJEMPLO
    • CONTRATOS
    • COTIZACIONES,
    • POLIZAS
    • PROYECTOS
  • 24. TIPOS DE ORDENACION
    • ONOMASTICO
    • EJEMPLO
    • ANGEL
    • BARRERA
    • CANO
    • LOPEZ
  • 25. IMPORTANTE
    • LA SERIE DOCUMENTAL : ES UN CONJUNTO DE EXPEDIENTES DE ESTRUCTURA Y CONTENIDO HOMOGENEO DE UN MISMO ORGANO O SUJETO PRODUCTOR,RESULTADO DEL EJERCICIO DE SUS ATRIBUCIONES O FUNCIONES ESPECIFICAS.
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    Description
    En esta presentación puedes identificar de forma clara y concisa la forma de ordenar corretamente los documentos tanto de medio físico como de medio magnético.
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    • 1. ORDENACION DOCUMENTAL
      • DORA DUQUE MOLINA
  • 2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Conjuntode acciones orientadasa la:clasificación,ordenación ydescripciónde los documentos de una institución,como parte integral de los procesos archivísticos
  • 3. CLASIFICACION DOCUMENTAL
    • INSTRUMENTO TECNICO QUE REFLEJA LA ESTRUCTUA DE UN ARCHIVO CON BASE EN LAS ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE CADA DEPENDENCIA.
  • 4. PRINCIPIOS
    • LEGISLACION ,
    • ESTRUCTUA,
    • PROGRAMA
    • SON LOS LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓNY CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES.
  • 5. LEGISLACION
    • Ley 4 de 1913 .Sobre régimen político y municipal
    • Artículo 289.Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales.
    • Ley 80 de 1993
    • Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos.
    • La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años .
  • 6. ESTRUCTURA
    • ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL DE LA ENTIDAD
    • PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA LOGICA DE CADA FONDO DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL ORGANISMO QUE LO PRODUJO
  • 7. PROGRAMA
    • CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA.
    • PRODUCCION, CIRCULACION, USO,
    • CONSERVACION, SELECCIÓN Y ELIMINACION
  • 8. OBJETIVO
    • MEJORAR LA ORGANIZACIÓN, CLASIFICACION Y MANEJO DE LOS DOCUMENTOS.
  • 9. VENTAJAS
    • PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA LOGICA DE CADA FONDO DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL ORGANISMO QUE LO PRODUJO
    • FACILITAR LA LOCALIZACION CONCEPTUAL, ES DECIR LA INFORMACION CONTENIDA.
    • FACILITAR LA LOCALIZACION DE CADA DOCUMENTO O EXPEDIENTE PARA SU CONTROL Y MANEJO.
    Transferencia
  • 10. ESTRUCTURA ARCHIVISTICA FONDO SECCION SECCION SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA SUBSECCION SERIE SUBSERIE
  • 11. EN RESUME LA CLASIFICACION
    • ES DIVIDIR O SEPARAR UN CONJUNTO DE ELEMENTOS ESTABLECIENDO CLASES, GRUPOS O SERIES DE TAL MANERA QUE DICHOS GRUPOS QUEDEN INTEGRADOS FORMANDO PARTE DE UNA ESTRUCTURA DE UN TODO = FONDO
    • EJEMPLO
    • CODIGO 01 ACTAS SERIE
    • 01 Actas del Comité de Archivo
    • 02 Actas del ComitéParitario de salud Ocupacional
    • 03 Actas del Comité de Compras adquisición y licitación
  • 12. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
    • Seleccionar y clasificar los documentos en:
    • DOCUMENTOS DE ARCHIVO
    • DOCUMENTOS DE APOYO
  • 13. SISTEMAS DE CLASIFICACION
    • MATERIA
    • ASUNTOS
    • ACCIONES
    • FUNCIONAL
    • ORGANICO
    • ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL(LA QUE SE REALIZA POR FUNCIONES Y POR ACCIONES.
    • (Esta ultima es la mas recomendada)
  • 14. NORMATIVIDAD TECNICA
    • IDENTIFICACION
    • JERARQUIZACION
    • CODIFICACION
    • Se debe identificarcada una de las unidades documentalesasí:
          • Código de la Oficina
          • Código de la Serie
          • Código de la Subserie
          • Nombre del Expediente
  • 15. LA ORDENACION
    • ES LA OPERACIÓN DE UNIR UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS, RELACIONANDO UNOS CON OTROS DE ACUERDO A UNA UNIDAD DE ORDEN ESTABLECIDA DE ANTEMANO.
    98.495.783 41.694.906 49.698.323 Historias Laborales
  • 16. SISTEMAS DE ORDENACION
    • NUMERICO( ORDINAL Y EL CRONOLOGICO)
    • MIXTOS( ALFANUMERICO, ORDINAL, CRONOLOGICO)
    • ALFABETICOS( TEMATICO, ONOMASTICO Y TOPONIMICO)
  • 17. TIPOS DE ORDENACION
    • ALFABETICO GENERAL
    • Ejemplo
    • ABADIA GOMEZ GIRALDO
    • ABADIA MARTINEZ LOPEZ
    • ABADIA MARTINEZ RESTREPO
  • 18. TIPOS DE ORDENACION
    • NUMERICO SIMPLE
    • EJEMPLO
    • 1 CONTRATOS
    • 2 CONVENIOS
    • 3 RESOLUSIONES
  • 19. TIPOS DE ORDENACION
    • NUMERICO COMPUESTO1.1.-1.2, 1.3)
    • EJEMPLO
    • 1.
    • 1.1.1
    • 1.2.1
    • 2.
    • 2.1.1
    • 2.1.2
  • 20. TIPOS DE ORDENACION
    • CRONOLOGICO
    • EJEMPLO
    • ENERO 2008
    • FEBRERO 2008
    • MARZO2008
    2001 2002 2003 Informes de Gestión
  • 21. TIPOS DE ORDENACION
    • DECIMAL
    • EJEMPLO
    • 11.0,
    • 111.2
    • 111.3
  • 22. TIPOS DE ORDENACION
    • GEOGRAFICO
    • EJEMPLO
    • ANTIOQUIA
    • CALDAS
    • CUNIDAMARCA
    • META
    • VAUPES
  • 23. TIPOS DE ORDENACION
    • ASUNTOS O MATERIAS
    • EJEMPLO
    • CONTRATOS
    • COTIZACIONES,
    • POLIZAS
    • PROYECTOS
  • 24. TIPOS DE ORDENACION
    • ONOMASTICO
    • EJEMPLO
    • ANGEL
    • BARRERA
    • CANO
    • LOPEZ
  • 25. IMPORTANTE
    • LA SERIE DOCUMENTAL : ES UN CONJUNTO DE EXPEDIENTES DE ESTRUCTURA Y CONTENIDO HOMOGENEO DE UN MISMO ORGANO O SUJETO PRODUCTOR,RESULTADO DEL EJERCICIO DE SUS ATRIBUCIONES O FUNCIONES ESPECIFICAS.
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